Informationen über die Datenverarbeitung im Aufsichtsverfahren und die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen für die Datenverarbeitung

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz
und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA Brandenburg)
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203 356-0
Telefax: 033203 356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

Die für Ihr Anliegen zuständige Ansprechperson können Sie in der Regel dem Anschreiben entnehmen.

Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Behördliche Datenschutzbeauftragte bei der
Landesbeauftragten für den Datenschutz
und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA Brandenburg)
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203 356-0
Telefax: 033203 356-49
E-Mail: bdsb@LDA.Brandenburg.de

Verarbeitete Datenkategorien, Quelle der Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit verarbeiten wir Angaben zu Personen und, soweit erforderlich, weitergehende personenbezogene Daten zum Sachverhalt. Im Einzelnen gehören dazu folgende Daten bzw. Datenkategorien:

a) Beschwerdeführende/Anfragende

Wenn Sie bei uns eine Beschwerde einreichen oder eine Anfrage stellen bzw. wenn uns Ihre Beschwerde oder Anfrage von einer anderen Stelle im Rahmen unserer Zuständigkeit übermittelt wird, verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten und die Angaben zum Sachverhalt, die wir von Ihnen bzw. von der übermittelnden Stelle erhalten, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Beschwerde oder Anfrage erforderlich ist. Da wir in der Regel an den Beschwerdegegner herantreten, um Ihre Beschwerde bearbeiten zu können, verarbeiten wir, soweit erforderlich, auch Kontakt- und Sachverhaltsdaten über Sie, die uns der Beschwerdegegner oder andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche mitteilen.

b) Beschwerdegegnerinnen und -gegner/Dritte/Kontrollierte Stellen

Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten von Beschwerdegegnerinnen und -gegnern bzw. Dritten. Auch bei anlasslosen Kontrollen von Verantwortlichen verarbeiten wir Daten. Die verarbeiteten Datenkategorien umfassen Namen, Kontaktdaten und Sachverhaltsdaten. Quelle dieser Daten können sein:

• Angaben der Beschwerdeführenden,
• allgemein zugängliche Quellen wie z. B. Presse, Handelsregister oder öffentlich zugängliche Webseiten,
• andere Datenschutzaufsichtsbehörden im Rahmen der gesetzlich vorgegebenen Zusammenarbeit,
• Auskünfte öffentlicher Stellen entsprechend den geltenden Vorschriften.

Die Datenverarbeitung wird auf das für die Fallbearbeitung erforderliche Maß begrenzt.

Empfängerinnen und Empfänger der Daten

Die oben genannten Daten werden durch die LDA Brandenburg verarbeitet. Wenn es für die Bearbeitung einer Beschwerde erforderlich ist, geben wir Ihre Daten an die betreffende Stelle (Verantwortliche bzw. Beschwerdegegnerinnen und -gegner) weiter. In besonderen Fällen, z. B. falls Sie sich im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses über Ihren Arbeitgeber beschweren, holen wir hierfür Ihre Zustimmung ein.

Falls eine andere Aufsichtsbehörde zuständig sein sollte, können wir die Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben an die entsprechende Behörde weitergeben. Beschwerdeführende erhalten darüber eine Nachricht. Eine Übermittlung an andere Datenschutzbehörden und Organe der EU als internationale Organisationen kann im Rahmen der Verfahrensarten, die in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und im Brandenburgischen Polizei-, Justizvollzugs- und Maßregelvollzugsdatenschutzgesetz (BbgPJMDSG) vorgesehen sind, stattfinden.

Im Rahmen von Ordnungswidrigkeiten-, Straf- oder Verwaltungsverfahren können wir Daten an die Staatsanwaltschaft oder an Gerichte weitergeben.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung von Beschwerden und Anfragen,
• Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben,
• Kontrolle der Einhaltung der informationszugangsrechtlichen Vorgaben,
• Erfüllung sonstiger uns obliegender gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Folgende Rechtsgrundlagen finden Anwendung:

• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) in Verbindung mit Absatz 3 DS-GVO,
• Artikel 37 Absatz 7 DS-GVO,
• § 5 Absatz 1 in Verbindung mit § 18 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG), § 40 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und §§ 34 bis 36 (BbgPJMDSG),
• § 11 Absatz 8 Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz (AIG).

Speicherdauer

Die regelmäßige Speicherfrist nach Abschluss eines Vorgangs beträgt zwei Jahre, es sei denn, gesetzliche Regelungen - insbesondere Vorschriften des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens - schreiben eine längere Speicherung vor. Die Frist beginnt jeweils am 1. Januar des Jahres, nach dem der Vorgang abgeschlossen wurde.

Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 DS-GVO, § 11 BbgDSG)

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben haben Sie jederzeit das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Sie auf Antrag im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben unentgeltlich Auskunft über oder Einsicht in die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie zur Herkunft, zum Empfänger und zum Zweck der Datenverarbeitung erhalten, soweit gesetzliche Vorgaben nicht entgegenstehen. Die Daten finden sich in der Regel sowohl in einem elektronischen Vorgangssystem als auch in der Vorgangsakte, die wir anlegen, um die vorliegenden Beschwerden bzw. Verwaltungsvorgänge zu bearbeiten.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO)

Sie haben darüber hinaus ein Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer Daten, sofern die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten feststeht.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO, § 9 BbgDSG)

Unabhängig von der oben genannten Speicherdauer können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten erwirken, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen nach Artikel 17 Absatz 1 und 3 DS-GVO in Verbindung mit § 9 BbgDSG vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)

Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies kommt etwa für einen Zeitraum in Betracht, der es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen, sofern diese durch Sie bestritten wird, oder unter Umständen auch, wenn Sie gegen die Verarbeitung Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe für die Weiterspeicherung gegenüber Ihren Gründen für die Löschung überwiegen. Nach einer Einschränkung der Verarbeitung dürfen diese personenbezogenen Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DS-GVO, § 13 BbgDSG)

Sie können der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns widersprechen, sofern Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine weitere Verarbeitung wird in diesen Fällen nicht erfolgen, es sei denn, durch uns werden zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.

Hinweis zur Verschlüsselung von E-Mails

Bitte beachten Sie, dass die Übertragung unverschlüsselter E-Mails unsicher ist. Unbefugte können die übermittelten Informationen zur Kenntnis nehmen und manipulieren. Wir empfehlen daher, schutzwürdige Nachrichten entweder auf dem Postweg oder als verschlüsselte E-Mail an uns zu richten. Dazu benötigen Sie eine geeignete Software, die das Verschlüsselungskonzept Pretty Good Privacy (PGP) umsetzt, z. B. als Erweiterung Ihres E-Mail-Programms. Gegebenenfalls stellt auch Ihr E-Mail-Dienstleister eine Möglichkeit bereit, PGP im Webbrowser zu verwenden. Unseren öffentlichen PGP-Schlüssel finden Sie auf unserer Homepage www.LDA.Brandenburg.de. Für Beschwerden können Sie auch das sichere Beschwerdeformular auf unserer Homepage nutzen.