2. Zwischenkonferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder am 19. Juni 2024 – Protokoll

TOP 01 – Begrüßung und Organisatorisches

Der Vorsitzende eröffnet die 2. Zwischenkonferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK), die als Videokonferenz durchgeführt wird. Er begrüßt die Teilnehmenden.

Der Vorsitzende stellt den geplanten Ablauf der Konferenz vor.

Es wird festgestellt, dass alle Mitglieder der DSK vertreten sind.

TOP 02 – Tagesordnung und Protokoll

Der Vorsitzende erläutert die Tagesordnung für die 2. Zwischenkonferenz, die in aktualisierter Form am 18.6.2024 versendet wurde.

Die Reihenfolge der zu behandelnden Tagesordnungspunkte wird auf Bitten des BfDI wie folgt angepasst: Die TOP 04 – TOP 05 – TOP 09 und TOP 10 werden vorgezogen.

Die DSK nimmt die Tagesordnung in der vorgeschlagenen Reihenfolge einstimmig an.

[17, 0, 0] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

Der Vorsitzende dankt Herrn Kelber für die von ihm geleistete Arbeit als BfDI und drückt sein Bedauern über dessen Ausscheiden aus.

TOP 03 – Bericht des Vorsitzes

Der Vorsitzende berichtet kurz über die wichtigsten Themen des Treffens zwischen den Mitgliedern der DSK und den spezifischen Datenschutzaufsichtsbehörden vom 6.6.2024:

• Nationale Zuständigkeiten für die Verordnung zur Künstlichen Intelligenz (KI‐ VO): Rolle der Datenschutzaufsichtsbehörden als mögliche Marktüberwachungsbehörden und Zuständigkeiten der spezifischen Datenschutzaufsichtsbehörden nach der KI-VO.
• Verständnis des Begriffs der „Aufsichtsbehörde“ i. S. d. Art. 51 DS-GVO und Art. 4 Nr. 21 DS-GVO.
• Datenpannen im Sinne von Art. 33 DS-GVO bei großen Auftragsverarbeitern am Beispiel von StayInformed, wenn sowohl die Mitglieder der DSK als auch die spezifischen Datenschutzaufsichtsbehörden betroffen sind: Möglichkeiten einer effektiven Bearbeitung und Zusammenarbeit.
• Kooperation zwischen den Aufsichtsbehörden und den spezifischen Aufsichtsbehörden.

Die DSK nimmt den Bericht zur Kenntnis.

TOP 04 – Taskforce KI: Weiteres Vorgehen ChatGPT/OpenAI

Der Vorsitzende bittet Rheinland-Pfalz (RP), über das weitere Vorgehen der Taskforce KI zu berichten. RP berichtet aus der Taskforce KI, dass für die bereits veröffentlichte Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz vom 6.5.2024 auch eine englische Übersetzung in Arbeit sei. Bezüglich ChatGPT/OpenAI wird einführend noch einmal das bisherige Vorgehen der Taskforce (d.h. Aufteilung verschiedener Arbeitspakete, erzielte Arbeitsergebnisse) erläutert. Sodann weist RP darauf hin, dass OpenAI im Februar 2024 eine Niederlassung in Irland gegründet habe, mit der Folge, dass innerhalb der Europäischen Union nunmehr die irische Datenschutzaufsichtsbehörde (DPC) für OpenAI zuständig sei. Daher sei zu überlegen, welche Konsequenzen sich hieraus bezüglich des weiteren Vorgehens gegenüber OpenAI ergäben. RP schlägt vor, den Arbeitsauftrag der Taskforce allgemeiner zu formulieren.

Nach ausführlicher Erörterung der Sach- und Rechtslage trifft die DSK folgende Festlegung:

1. Die DSK dankt der Taskforce KI für die bisher geleistete Arbeit. Diese bildet eine gute Grundlage für die Weiterarbeit der DSK und der einzelnen Aufsichtsbehörden.
2. Die Taskforce KI wird gebeten, bis zum 10. August 2024 weitere Fragen an OpenAI zu formulieren.
3. Die Taskforce KI soll ihre Arbeit künftig allgemein auf datenschutzrechtliche Aspekte von Systemen künstlicher Intelligenz ausrichten. Sie soll hierfür bis zum gleichen Termin strategische Vorschläge erarbeiten.

Die DSK nimmt die Festlegung an.

[16, 0, 1] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

TOP 05 – Austausch zu MS 365

Der Vorsitzende führt in die Thematik ein und verweist auf die aktuellen Entwicklungen und öffentlichen Diskussionen. Die Mitglieder der DSK informieren sich ausführlich über den jeweiligen Stand in ihrem Zuständigkeitsbereich, diskutieren die Rechtslage und erörtern das weitere Vorgehen. Der Austausch zeigt, dass sich auf Bundes- und Landesebene unterschiedliche Gruppen mit verschiedenen Einsatzszenarien von MS 365-Produkten befassen. Abschließend greift der Vorsitzende den Vorschlag aus der Diskussion auf, den weiteren Austausch zu koordinieren.

Die DSK stimmt dem Vorschlag einstimmig zu.

[17, 0, 0] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

TOP 06 – Weiterentwicklung des SDM

Der Vorsitzende bittet Mecklenburg-Vorpommern (MV) über den angemeldeten Tagesordnungspunkt zu berichten. MV berichtet, dass die UAG SDM Szenarien zur Weiterentwicklung des SDM ausgearbeitet habe. Das Arbeitsergebnis läge seit dem 18.6.2024 dem AK Technik zur Stellungnahme vor. Es sei davon auszugehen, dass die Arbeitsergebnisse der DSK bis zur 3. Zwischenkonferenz vorgelegt werden können.

Die DSK nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.

TOP 07 – Verfahren zur Beteiligung der deutschen Aufsichtsbehörden am Tätigkeitsbericht des EDSA

Der Vorsitzende führt in die Thematik ein und erläutert das geplante Verfahren. Es findet ein kurzer Austausch statt. Sodann beschließt die DSK folgende Festlegung:

Die DSK unterstützt die Erstellung des Tätigkeitsberichts des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) durch die Einreichung interessanter Fälle im Berichtszeitraum. Zur Abstimmung der beim EDSA einzureichenden Beiträge wird folgendes Verfahren festgelegt:

• ab Januar: Die Mitglieder der DSK sammeln und vermerken selbständig interessante Fälle. Interessante Fälle sind solche, bei denen von einem gesteigerten öffentlichen Interesse auszugehen ist, z. B. aufgrund der betroffenen Rechtsfragen, der beteiligten Personen, Behörden oder Unternehmen, der Höhe der Geldbuße oder der getroffenen Aufsichtsmaßnahmen. Über das Verfahren der Fallsammlung und die Form der Fallaufbereitung entscheidet jedes DSK-Mitglied selbst.
• Anfang November: Der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit versendet eine Abfrage über den AK-Verteiler und über den DSK-Verteiler (unter Mithilfe der ZASt) und bittet darum, dass die Aufsichtsbehörden innerhalb einer Woche ihre Fälle beim Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einreichen. Die Form kann dabei der Fallaufbereitung entsprechen. Auch Überschriften oder Stichpunkte können für die Einreichung des Vorschlags ausreichend sein. Sobald die Frist zur Falleinreichung abgelaufen ist, erhalten die AK-Mitglieder eine Übersicht der vorgeschlagenen Fälle.
• Mitte November: Beim digitalen Treffen des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden die eingereichten Fälle vorgestellt und diskutiert. Der AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kann gemeinsam bis zu drei Fälle auswählen. Sollten mehr als drei Fälle eingereicht werden und sollte keine einvernehmliche Lösung gefunden werden, wird am Ende der Diskussion abgestimmt. Jedes Mitglied im AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit erhält drei Stimmen die auf drei unterschiedliche Fälle verteilt werden können. Es ist auch möglich, weniger als drei Stimmen abzugeben. Unzulässig ist dagegen die Mehrfachwahl eines Falles. Sollten einzelne Mitglieder des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht am digitalen Treffen teilnehmen können stellt der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sicher, dass die Teilnahme an der Abstimmung auch im Wege eines Umlaufverfahrens möglich ist. Das Abstimmungsergebnis ist zu dokumentieren. Über diesen Vorschlag wird der Vorsitz der DSK informiert.
• Anfang Dezember: Das Sekretariat des EDSA verschickt seine Bitte um Beteiligung am jährlichen Tätigkeitsbericht. Der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wertet die Anfrage des EDSA aus und informiert die DSK- Mitglieder, deren Fälle ausgewählt wurden, über die Rahmenbedingungen (Zeichenanzahl, Abgabefrist).
• bis Mitte Dezember: Die DSK-Mitglieder, deren Fälle ausgesucht wurden, erarbeiten gemäß den Rahmenbedingungen ihre Beiträge und senden diese fristgerecht an den Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Zudem senden alle DSK-Mitglieder dem AK-Vorsitz die Anzahl der Geldbußen aus dem laufenden Jahr und den Gesamtbetrag, der dabei verhängt wurde.
• ab Mitte Dezember: Der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sendet die Zusammenfassung/Übersicht der Geldbußen sowie den bzw. die Beiträge zum Tätigkeitsbericht an die Mitglieder des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Die Mitglieder des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit prüfen die übersandten Dokumente und können letzte Änderungen, Ergänzungen und Korrekturen vornehmen. Der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit räumt mit Blick auf das Jahresende und die Feiertage eine ausreichende Frist ein. Im Anschluss sendet der Vorsitz des AK Presse- und Öffentlichkeitsarbeit die finale Zusammenfassung/Übersicht der Geldbußen und den bzw. die Beiträge zum Tätigkeitsbericht an das Sekretariat des EDSA.

Die DSK stimmt der Festlegung einstimmig zu.

[17, 0, 0] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

TOP 08 – Wechsel des Vorsitzes des Arbeitskreises Datenschutz-/Medienkompetenz

Der Vorsitzende stellt den Tagesordnungspunkt vor. Nach einem kurzen Austausch trifft die DSK folgende Festlegung:

Der Vorsitz des Arbeitskreises Datenschutz-/Medienkompetenz geht zum 1. Juli 2024 vom Thüringer Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit auf den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern über.

Abweichend von Abschnitt B.I. der Geschäftsordnung der DSK wird über die Verlängerung oder Neubesetzung des Vorsitzes bereits im Jahr 2026 entschieden.

Die DSK stimmt der Festlegung einstimmig zu.

[17, 0, 0] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

TOP 09 – Verfahrensablauf für Beschwerden nach dem EU-U.S. DPF im Bereich der nationalen Sicherheit

Der Vorsitzende führt in das Thema ein und verweist auf die Erörterung im Rahmen der 107. DSK (TOP 17). Er teilt mit, dass die übersetzten Beschwerdeformulare zur Veröffentlichung auf den Webseiten der Aufsichtsbehörden in Umlauf gegeben worden seien. Es sei vereinbart worden, dass die Frage der Identifizierung von Beschwerdeführern im AK Sicherheit Behandlung finden solle. Der BfDI bestätigt, dass die Dokumente auf der Website des Bundes bereits veröffentlicht seien. Offen sei die Debatte zur Feststellung der Identität der Beschwerdeführenden. Hier habe aber der EDSA bereits geäußert, dass es unterschiedliche Vorgehensweisen geben könne und auch die US-Seite dies gebilligt habe. Zwischenzeitlich seien fast alle deutschen Aufsichtsbehörden verschlüsselt an das EDSA-Sekretariat angebunden (Single Point of Contact). Es sei davon auszugehen, dass es bei einer geringen Zahl von Beschwerden bleibe, sodass das Etablieren eines neuen Verfahrens zur Vermeidung von Doppelmeldungen entbehrlich sei. Wichtig sei, dass das Beschwerdeverfahren möglichst niederschwellig ausgestaltet ist. Der Vorsitz ergänzt, dass auch für den kommerziellen Bereich die Beschwerdeformulare an alle Datenschutzaufsichtsbehörden versandt worden seien und betont die Bedeutung der Veröffentlichung auf deren Webseiten.

Die DSK nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.

TOP 10 – Bericht aus dem Europäischen Datenschutzausschuss

Der BfDI berichtet, dass während der 93. Plenartagung insgesamt vier Mandate zu folgenden Fragstellungen erteilt worden seien: (1) Scraping im Zusammenhang mit dem Einsatz generativer KI, (2) Erarbeitung von Leitlinien zu Consent or Pay, (3) Ergänzender  Standpunkt  zu  einem  Vorschlag  einer  Verfahrensverordnung, (4) Rolle der Datenschutzaufsichtsbehörden im Rechtsrahmen der KI-VO. Zudem sei die Stellungnahme nach Art. 64 Abs. 2 DS-GVO zum Thema „Einsatz von Gesichtserkennung an Flughäfen“ mehrheitlich angenommen worden. Die wesentlichen Inhalte Stellungnahme werden erläutert.

Die DSK nimmt den Bericht zur Kenntnis.

TOP 11 – Kostenlose Kopie der Patientenakte Berichterstattung

Der Vorsitzende stellt den Entschließungstext vor. Nach einem Austausch beschließt die DSK folgende Festlegung:

1. Der AK Gesundheit und Soziales wird gebeten bis zur 3. Zwischenkonferenz eine Entschließung zu erarbeiten, die sich mit dem Urteil des EuGH vom 26. Oktober 2023 (Az. C-307/22) befasst. Die Entschließung soll insbesondere Ausführungen zum Anspruch des Patienten auf eine kostenlose Kopie der Patientenakte enthalten und die Konsequenzen für die Praxis unter Bezugnahme auf die Berufsordnungen der Heilberufskammern erläutern.
2. Der AK Gesundheit und Soziales wird gebeten, bis zur 3. Zwischenkonferenz ein Schreiben an die betroffenen Heilberufskammern vorzubereiten. Darin soll dazu aufgefordert werden, die Berufsordnungen der Kammern zeitnah an die vorrangige, europäische Auslegung gemäß der Rechtsprechung des EuGH anzupassen. Sofern keine kurzfristige Änderung der Berufsordnungen erfolgen kann, sind die Kammermitglieder über die Entscheidung des EuGH zum Anspruch des Patienten auf eine kostenlose Kopie der Patientenakte zu informieren und zu einem rechtskonformen Vorgehen anzuhalten.

Die DSK stimmt der Festlegung einstimmig zu.

[17, 0, 0] (Zustimmungen, Gegenstimmen, Enthaltungen)

TOP 12 – Orientierungshilfe Smart Meter

Der Vorsitzende ruft Nordrhein-Westfalen (NRW) zur Berichterstattung auf. NRW führt in die Thematik ein und erläutert die vorgenommenen Änderungen. Die abgeänderten FAQs werden von den DSK-Mitgliedern besprochen.

Die DSK vereinbart, die finale Abstimmung der FAQ im Umlaufverfahren durchzuführen.

TOP 13 – Verschiedenes

Die Mitglieder der DSK informieren sich über den aktuellen Stand zur Einführung der elektronischen OWi-Akte in ihren Häusern, die ab 1.1.2026 verpflichtend ist. Einige Mitglieder berichten, dass landesintern noch ergänzende Regelungen erforderlich seien.

Die DSK vereinbart, sich weiter über das Thema auszutauschen.