Protokoll der 47. Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland am 27. November 2024 in Leipzig

Teilnehmende der IFK:

Beginn und Ende:

09:30 Uhr bis 15:00 Uhr

Hinweis:

Gemäß Abschnitt C, II. Punkt 3 der GO IFK wird über die Sitzung ein Ergebnisprotokoll erstellt.

TOP 1 Begrüßung und Genehmigung der Tagesordnung und der Freigabe des Protokolls der 48. Sitzung des AKIF

Sachsen eröffnet die 47. Sitzung der IFK.

Frau Dr. Hundert begrüßt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie den anwesenden Gast. Sie gibt eine kleine Einführung in die Geschichte des heutigen Tagungsorts.

Die Tagesordnung der Sitzung in der seit 22.10.2024 vorliegenden Form wird einvernehmlich genehmigt.

Das am 22.10.2024 versandte Protokoll der 48. Sitzung des AKIF unter Berücksichtigung der eingegangenen Änderungen wird einvernehmlich genehmigt.

Hinweis: Gemäß Geschäftsordnung ist das Protokoll zur Veröffentlichung freigegeben.

TOP 2 Bericht des Vorsitzes

Sachsen führt hierzu aus:

Im Juni 2024 auf der 46. IFK wurde mitgeteilt, das beschlossene Papier „Informationsfreiheit by Design“ für eine Veröffentlichung zu überarbeiten. Die beiden Varianten des Papiers mit kurzer und langer Checkliste wurde sodann am 25.7.2024 an alle versandt und zusammen mit einer Pressemitteilung veröffentlicht.

Unter TOP 6 der 46. IFK im Juni wurde ferner beschlossen, dass der Vorsitz das Projekt der eigenen Webseite der IFK und eines Corporate Designs weiterverfolgen, darüber berichten und ggf. weitere Beschlüsse herbeiführen solle. Am 7.8.2024 wurde dazu ein Umlaufverfahren gestartet, darin über den Fortgang der Vorbereitungen unterrichtet und einen Beschlussvorschlag unterbreitet. Dieser wurde am 31.8.2024 einstimmig angenommen. Der Beschluss lautete:

1. Die AG „Relaunch Website DSK“ wird beauftragt, ein Angebot für den Entwurf eines Corporate Design (CD) für die IFK einzuholen.
2. Nach Fertigstellung der Leistungsbeschreibung für die Homepage DSK tritt eine AG „Launch Homepage IFK“ zusammen. Diese gleicht die Leistungsbeschreibung mit den Bedarfen der IFK ab und holt ein entsprechendes Angebot für eine Homepage IFK ein.

Zu Punkt 1. wird heute unter TOP 7 berichtet werden.

Zu Punkt 2.: Die Leistungsbeschreibung für die Homepage DSK liegt noch nicht vor, da zunächst die Entwicklung des CD abgeschlossen werden soll. Da das Angebot dazu aber von der DSK nicht gebilligt wurde, ist die Pressestelle der BfDI gebeten worden, von der Agentur im Rahmenvertrag ein neues Angebot mit detaillierten Aussagen zu Arbeitsstunden, Leistungsumfang und den rechtlichen Verpflichtungen des Rahmenvertrages einzuholen. Nach derzeitigem Stand liegt dieses Angebot noch nicht vor.

Am 10.9.2024 wurde ein weiteres Umlaufverfahren gestartet. Ziel war es, die Agentur F. zu beauftragen, auf Grundlage des nunmehr vorliegenden Angebots ein CD zu entwickeln. Der Beschluss kam nicht zustande, da sich die Mehrheit der Länder ein konkretisiertes Angebot wünschte. Dazu wird heute unter Top 7 weiter ausgeführt werden.

Presseanfragen oder Anfrage Dritter erreichten den Vorsitz darüber hinaus im Vorsitzjahr bislang noch nicht.

Die im Nachgang zur heutigen Sitzung geplante Presseveröffentlichung mit den wesentlichen Ergebnissen wird rundversandt.

TOP 3: Offener Brief der Konferenz der Informationsbeauftragten in Deutschland (IFK) zu einer Initiative für ein Bundestransparenzgesetz aus der Mitte des Deutschen Bundestages

Sachsen führt in die Thematik ein: Den Teilnehmenden liegt der Entwurf eines Schreibens an die (ehemaligen) Koalitionsfraktionen des Bundestags vor, in dem die IFK an die Erfüllung des Koalitionsvertrages in Bezug auf ein Transparenzgesetz des Bundes appelliert.  Die Thematik war Gegenstand der Sitzung des AKIF am 17.9.2024, dort unter TOP 2.

Im Rahmen der anschließenden Aussprache werden verschiedene Möglichkeiten, wie mit der Thematik weiter umgegangen werden soll, diskutiert.

Es besteht im Ergebnis Einigkeit, den Brief derzeit nicht zu versenden. Sachsen sichert zu, das Thema in die Pressemitteilung für den morgigen Tag aufzunehmen.

TOP 4: Entschließungsentwurf „Ein progressives Transparenzgesetz für Niedersachsen jetzt!“

Sachsen führt in die Thematik ein. Der Koalitionsvertrag in Niedersachsen sieht ein modernes und umfassendes Informationsfreiheitsgesetz vor, bislang wurde jedoch kein Entwurf vorgelegt. Gerade auch vor dem Hintergrund des Scheiterns eines Transparenzgesetzes auf Bundesebene soll hier an den niedersächsischen Gesetzgeber appelliert werden.

Der vorliegende Entwurf wurde von Sachsen und Sachsen-Anhalt erarbeitet und auf der letzten Sitzung des AKIF mit Änderungen beschlossen.

Schriftliche Änderungsanträge sind zur heutigen Sitzung nicht eingegangen.

Der Entwurf wird sodann im Einzelnen beraten.

In der Diskussion werden mehrere mündlich vorgetragene Änderungsanträge gestellt und übernommen.

Ergebnis:

Der Entschließungsentwurf wird einvernehmlich beschlossen.

Auf Bitte sichert Sachsen als Vorsitzland zu, die Entschließung der Regierung bzw. den Landtagsfraktionen in Niedersachsen zur weiteren Verwendung zu übersenden.

TOP 5: Zugang zu Unterlagen der Justizministerkonferenz

Frau Dr. Hundert begrüßt Herrn Prof. Dr. Uwe Berlit, Vorsitzender Richter am Bundesverwaltungsgericht a. D. und Vizepräsident des Sächsischen Verfassungsgerichtshof a. D.

Im Rahmen seines Gastvortrags berichtet Herr Prof. Dr. Berlit zu Verfahren betreffend den Zugang zu Informationen zu Berichten zweier Arbeitsgruppen der 89. Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister (JuMiKo) unter Auswertung der hierzu ergangenen gerichtlichen Entscheidungen.

Herr Prof. Dr. Berlit referiert hierbei insbesondere zu Fragen des Zustimmungserfordernisses aller beteiligter Bundesländer und damit verbunden der Frage einer überhaupt vorliegenden Zuordbarkeit von Inhalten, zum Einwand betreffend den Schutz von Entscheidungsprozessen und dem Gebot der Bundestreue. 

Er stellt im Ergebnis heraus, welche rechtlichen Kriterien bzw. Anforderungen aus seiner Sicht erfüllt sein müssten, um landesrechtlich geregelte Informationszugangsansprüche begrenzen zu dürfen.  

Dem Vortrag schließt sich ein fachlicher Austausch an.

TOP 6: Entscheidung des BVerwG zur pseudonymen Antragstellung vom 20. März 2024

Sachsen führt in die Thematik ein.

Die Mitglieder der IFK tauschen sich zu dem Urteil des BVerwG aus. Die Informationsfreiheitsbeauftragten der Länder stellen fest, dass die Erwägungen aus einem dort betreffenden Einzelfall aus dem Bereich des Bundes aufgrund der heterogenen Gesetzeslage nicht auf alle Länder übertragbar sind. Unabhängig davon sind sich die Informationsfreiheitsbeauftragten der Länder einig, dass durch die Formalisierung des Verfahrens, standardmäßig Postanschriften anzufordern, deutlich mehr Verwaltungsaufwand auch bei einfach zu beantwortenden Offenlegungsanträgen entstehen kann. Sie werden die informationspflichtigen Stellen weiterhin dahingehend beraten, Anträge niedrigschwellig, informationsfreundlich und damit unbürokratisch zu bearbeiten.

TOP 7: Bericht an die IFK zum Corporate Design der IFK

Sachsen führt in die Thematik und zum konkreten Sachstand ein.

I.

Es werden zunächst folgende Grundsatzfragen einvernehmlich geklärt:

• es soll eine Wort-Bild-Marke erstellt werden, es besteht Einigkeit, dass es sich dabei um ein Logo mit Schrift und Grafik/Bild-Elementen handeln soll,
• eine englischsprachige Version des Logos ist nicht erforderlich,
• die Verantwortlichkeit bei der Führung und Verlauf der Kommunikation liegt bei dem Mitglied, das das ausschlaggebende Angebot eingeholt hat,
• bei Vorsitzwechsel bleibt die Verantwortlichkeit bei dem Mitglied, das den Prozess mit dem Angebotsnehmer eingeleitet hat
• eine finanzielle Deckelung des Auftrags ist zunächst nicht vorgesehen

II.

Es folgt eine Beratung zur Klärung der Anforderungen zur Einholung eines Angebots. Sachsen legt hierzu eine Übersicht vor, die die Angebotsbedingungen des bereits vorliegenden Angebots enthält sowie die Vorgaben/Wünsche, die aus dem Kreis der IFK zur Einholung des Angebots an Sachsen zur Sitzung übermittelt wurden.

Die eingegangenen Kriterien werden im Einzelnen aufgerufen, diskutiert und in der in der Anlage dargestellten Fassung einvernehmlich angenommen.

III.

Ein von Sachsen vorgelegter Beschlussvorschlag wird im Ergebnis wie folgt einvernehmlich angenommen:

1. Die AG „Relaunch Website DSK“ wird gebeten, auf Grundlage der beigefügten Anforderungen zur Entwicklung des Corporate Designs ein aktualisiertes Angebot einzuholen.
2. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte wird gebeten, auf Grundlage der beigefügten Anforderungen zur Entwicklung des Corporate Designs ein weiteres Angebot einzuholen.
3. Weitere Mitglieder der IFK können auf der Grundlage der beigefügten Anforderungen weitere Angebote einholen.
4. Der Vorsitz legt der IFK die Angebote zeitnah zur Entscheidung vor.

TOP 8:          Berichte über aktuelle Entwicklungen in Bund und Ländern

Thüringen berichtet:

Als Vorsitzland der IFK in 2025 erfolgen voraussichtlich in der kommenden Woche nähere Angaben zu den im kommenden Jahr anstehenden Sitzungen.

Thüringen benennt für 2025 folgende Termine:

49. AKIF am 06./07.05.2025 in Erfurt beim TLfDI

48. IFK am 18.06.2025 in Jena

50. AKIF am 04./05.09.2025 in Erfurt beim TLfDI

49. IFK am 26.11.2025 in Erfurt

Auch ad-hoc-Themen werden dabei Berücksichtigung finden.

Schleswig-Holstein berichtet:

Die diesjährige Sommerakademie mit starkem Bezug zu Informationszugangsrecht und Informationsrecht fand am 9.9.2024 in Kiel statt.  Das Thema lautete: "Digitale Datenräume und Archive: Brückenschlag zwischen Vergangenheit und Zukunft". Zu Programm und Vortragsfolien der Veranstaltung siehe unter: https://www.datenschutzzentrum.de/sommerakademie/2024/

Sachsen-Anhalt berichtet:

Die Amtseinführung der Landesbeauftragten für die Informationsfreiheit Sachsen-Anhalt, Maria Christina Rost, ist zwischenzeitlich erfolgt.

Geplant sind Workshops, auch mit der Landeszentrale für politische Bildung.

Saarland berichtet:

Es ist eine erhebliche Steigerung an Vermittlungsverfahren zu verzeichnen.

Weiterhin besteht keine Zuständigkeit im Bereich UIG.

Rheinland-Pfalz berichtet:

Vorgehen im Rahmen einer Vermittlungsanfrage in Bezug auf eine Überprüfung betreffend die Vollständigkeit der übersandten Informationen.

Frage der Verwaltungsaktqualität von Bescheiden im Fall von Ablehnungsentscheidungen.

Nordrhein-Westfalen berichtet:

Auf die Ausführungen im letzten Protokoll des AKIF wird verwiesen.

Hessen berichtet:

Es wird auf ein anhängiges Verfahren vor dem Verwaltungsgericht Wiesbaden verwiesen. Klagegegenstand ist hierbei die Frage der Antragsberechtigung von Amtswaltern.

Hinweis: Nordrhein-Westfalen kündigt Versand eines Links zu einem Urteil einen solchen Klagegegenstand betreffend an.

Hamburg berichtet:

Die Verabschiedung des Lobbyregister-Gesetzes steht an.

Bremen berichtet:

Die Bremische Bürgerschaft hat Herrn Dr. Timo Utermark zum Landesbeauftragten für Datenschutz gewählt. Er tritt die Nachfolge von Frau Dr. Imke Sommer an. Die Ernennung ist am 13. Dezember 2024 erfolgt.

Brandenburg berichtet:

Das Thema Transparenzgesetz wurde im Rahmen der Koalitionsverhandlungen angemeldet. Einzelheiten zum beschlossenen Koalitionsvertrag sind nicht bekannt.

Berlin berichtet:

Der Tätigkeitsbericht 2023 wurde vorgestellt.

Es ist ein Anstieg bei den Vermittlungsverfahren um 1/3 zu verzeichnen.

Verfahren zu einem Berliner Transparenzgesetz wird abgewartet.

Baden-Württemberg berichtet:

Bei dem Wettbewerb „Kommunale Champions 2024“ des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wurden am 5.11.2024 vier kommunale Stellen für ihre vorbildliche Arbeit im Bereich des Datenschutzes und der Informationsfreiheit ausgezeichnet.

Im Rahmen der Speyerer Digitaltage der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften am 28. und 29. April 2025 wird die Informationsfreiheit und der Bezug zur KI Thema des Programms sein.

Anfang Juni 2025 finden die 6. IFG Days statt.

Die an sich in 2026 anstehende Ausrichtung der IFK als Vorsitzland wird dankenswerterweise von Brandenburg übernommen. Baden-Württemberg hat dafür in 2028 den Vorsitz.

Der Bund berichtet:

Neben der Ernennung von Prof. Dr. Louisa Specht-Riemenschneider zur Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wurde nun auch ein neuer Leitender Beamter der Dienststelle ernannt.

Vom 23.-25.6.2025 ist der Bund Ausrichter der ICIC 2025 in Berlin. Die Veranstaltung am 25.6.2025 richtet sich ausschließlich an Mitglieder der ICIC.

Sachsen berichtet:

Der erste Tätigkeitsbericht wurde fertiggestellt. Er wird Anfang Januar 2025 an Staatsregierung und Landtag versandt werden.

Sachsen dankt zum Ende der Sitzung für die gute und konstruktive Zusammenarbeit und wünscht allen eine gute Heimreise.

Anlage 1 zum Protokoll der 47. Sitzung der IFK vom 27. November 2024

Vorgaben der IFK zur Einholung eines Angebots zur Erstellung eines Corporate Designs für die IFK

Vorbereitung:

• Briefing, Sichtung aller Unterlagen (CI und bereitgestellte Informationen/ Texte), Re-Briefing/ Kick-Off Termin mit allen Gewerken (Mitteilung der Kostensätze für Online/Präsenzmeeting, Anzahl der Besprechungsrunden)

Logo-Entwicklung:

• fortlaufende Entwicklung gemeinsam mit der IFK auf Basis der zugelieferten offenen Daten/Schriften/Farben
• Technische Vorgabe (Vektorgrafik), im RGB-Farbraum
• Erkennbarkeit der Druckversion auch in Graustufen gewährleistet, im Übrigen im CMYK-Farbband
• Barrierefreiheit
• Exakte Farbdarstellung geräteunabhängig
• Kompatibilität der Vorlagen mit elektronischen Medien, Papier und anderen Stoffen
• Responsives Design für eine spätere Darstellung auf der noch zu schaffenden web-Präsenz
• Entwurf von bis zu drei Varianten
• Feinjustierung der gewählten Route
• Exklusive Copyright-Prüfung

Styleguide-Entwicklung:

• Ableitung neuer Vorgaben für unterschiedliche Kommunikationsmittel & Kanäle (max. 5) mehrere lizenzfreie Schriftarten
• Barrierefreiheit
• Responsives Design für eine spätere Darstellung auf der noch zu schaffenden web-Präsenz
• Auslieferung als CD – Manual im PDF-Format (max. 10 Seiten); Mindestinhalte des Manuals: Logo; farbig, graustufen; Schrift; Schreibregeln; Farb- und Bildwelt; Grafiken und Tabellen
• sollte Offenheit für mögliche zukünftige Kommunikationsformen beinhalten
• inklusive Ausarbeitung von Vorlagen zur weiteren Verwendung
• Kompatibilität der Vorlagen mit elektronischen Medien, Papier und anderen Stoffen, sowie gängigen Gestaltungs- und Textanwendungen

Sonstiges:

• Übergabe der Kommunikationsmittel von einem Vorsitz an den nächsten „im Paket“
• Einräumung umfassender, zeitlich unbefristeter, ausschließlicher Nutzungsrechte