Protokoll der 45. Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten am 7. November 2023 in Bonn

Teilnehmende der IFK

Bund
Prof. Ulrich Kelber, Jürgen H. Müller, Dr. Martina Schlögel, Johannes Otremba, André Wortha, Lisa Seidl

Baden-Württemberg
Prof. Dr. Tobias Keber, Sabine Grullini

Berlin
Meike Kamp

Brandenburg
Dagmar Hartge

Bremen
Dr. Imke Sommer

Hamburg
Dr. Christoph Schnabel

Hessen
Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Dr. Robert Piendl

Mecklenburg-Vorpommern
Thomas Ahrens

Nordrhein-Westfalen
Bettina Gayk, Jutta Katernberg

Rheinland-Pfalz
Prof. Dr. Dieter Kugelmann

Sachsen
Dr. Juliane Hundert, Marcus Wolf

Sachsen-
Albert Cohaus

Schleswig-Holstein
Dr. Marit Hansen, Henry Krasemann

Thüringen
Sabine Pöllmann

Beginn:        7. November 2023, 09:30 Uhr

Ende:           7. November 2023, 15:00 Uhr

TOP 1:

Begrüßung, Genehmigung der Tagesordnung und der Protokolle der AKIF-Sitzung vom 12./13. September 2023 und des Sonder-AKIF vom 11. Oktober 2023 Der Bund eröffnet die 45. Sitzung der IFK und begrüßt die Teilnehmenden. Die Sitzung ist öffentlich. Es wird ein Audio-Mitschnitt der Sitzung erstellt. Nach Fertigung des Protokolls wird dieser gelöscht werden.

Die Tagesordnung der IFK wird einstimmig angenommen.

Die IFK genehmigt die Veröffentlichung der Protokolle der AKIF-Sitzung vom 12./13. September 2023 und des Sonder-AKIF vom 11. Oktober 2023.

TOP 2: Entschließungsentwurf „25 Jahre Århus-Konvention –Veröffentlichungsanspruch muss ins Gesetz!“ Berichterstattung: Nordrhein-Westfalen

NW führt in das Thema ein. Es soll auf stärkere Implementierung der Veröffentlichungspflichten im Bereich Umweltinformationen hingewirkt werden. Nach kurzer Diskussion und Überarbeitung wird die Entschließung einstimmig (keine Enthaltung, keine Gegenstimme) angenommen.

TOP 3:

Entschließungsentwurf „Künstliche Intelligenz (KI) verantwortungsvoll für die Informationsbereitstellung nutzen!“ Berichterstattung: Thüringen

TH führt in den Entschließungsentwurf ein. Die Entschließung wird einstimmig (keine Enthaltung, keine Gegenstimme) angenommen.

TOP 4:

Entschließungsentwurf „Moderne Transparenzgesetze bundesweit – für eine lebendige Demokratie!“‘

Berichterstattung: Bund

Der Bund führt in das Thema ein. NW und RP erläutern die jeweiligen Änderungsvorschläge. Nach kurzer Diskussion wird der weiteren Bearbeitung der Entschließungsentwurf in der Fassung von RP zugrunde gelegt. Nach Diskussion zu den Anordnungs- und Durchsetzungsbefugnissen unterbreitet BE einen Alternativvorschlag hierzu („mit den erforderlichen Kompetenzen auszustatten“). Dieser Vorschlag findet Zustimmung und Aufnahme in den Entwurf.

Die Entschließung wird einstimmig (keine Enthaltung, keine Gegenstimme) angenommen.

TOP 5:

Bericht der Arbeitsgruppe/Verabschiedung des Papiers „Informationsfreiheit by Design" Berichterstattung: Schleswig-Holstein

SH berichtet über den aktuellen Stand des Papiers.

NW erläutert die Bedenken. Das Papier enthalte einen guten Ansatz, solle aber eher Empfehlungen enthalten als Formulierungen, die rechtliche Verpflichtungen nahelegen. Die Heterogenität der Verwaltungen sollte beachtet werden.

SN und BB verweisen auf proaktive Veröffentlichungspflichten und halten am Forderungscharakter fest.

ST ist die Checkliste zu umfangreich und hält sie für abschreckend.

RP sieht eine Verknüpfung mit der E-Akte oder vergleichbaren größeren Digitalisierungsprojekten. Die Zielgruppe soll spezifiziert werden.

HE stimmt Kritik von NW bezüglich des Stils zu. Der Empfehlungsgedanke und die Divergenz der Anforderungen in den Ländern könnten vorangestellt werden.

SH verweist darauf, dass Rückmeldungen von Fachleuten eingeholt wurden (Stadt Jena und umwelt.info). Auch würden die Besonderheiten bei der E-Akte in dem Papier bei jedem der Prinzipien in einem eigenen Unterkapitel behandelt werden.

BW stellt praktische Erfahrungen vor und verweist auf das Vorwort zur Checkliste.

BE sieht bei der Checkliste ebenfalls Redundanzen.

SN und Bund halten eine zeitnahe Beendigung des Papiers für zielführend.

NW bietet an, konkrete Textvorschläge bis Ende des Jahres zu unterbreiten.

Bund und SH weisen darauf hin, dass sich – unabhängig von den Anmerkungen von NW – die Arbeitsgruppe noch einmal treffen muss. Ziel sei jedoch die Finalisierung im Umlaufverfahren spätestens im Februar 2024.

Auftrag an den AKIF:

Die IFK dankt der Arbeitsgruppe, nimmt den aktuellen Stand zu Kenntnis und beauftragt die Arbeitsgruppe mit einer zeitnahen finalen Überarbeitung des Papiers. Ziel ist ein Beschluss im Umlaufverfahren im ersten Quartal 2024.

Der Beschluss wird einstimmig gefasst.

SH stellt klar, dass SH zunächst nur inhaltlich finalisiert. Eine Überarbeitung des Layouts wird im Nachhinein vorgenommen.

TOP 6:

Bericht der Arbeitsgruppe/Verabschiedung des Papiers „Transparenzportale" Berichterstattung: Baden-Württemberg

BW berichtet den aktuellen Stand.

Auftrag an den AKIF:

Die IFK dankt der Arbeitsgruppe und nimmt den Bericht zur Kenntnis. Die IFK stimmt dem vorgelegten Entwurf der Praxishandreichung – als internem Zwischenstand – zu. Sie beauftragt die Arbeitsgruppe, die Praxishandreichung um eine Checkliste zu ergänzen. Diese soll in einem Umlaufverfahren im ersten Quartal 2024 beschlossen werden.

Der Beschluss wird einstimmig gefasst.

Die IFK ist sich einig, dass die Umlaufverfahren aus TOP 5 und TOP 6 zeitgleich erfolgen sollen.

TOP 7:

Evaluierung der Geschäftsordnung der IFK Berichterstattung: Bund

Der Bund führt in das Thema ein, weist auf den Beschluss der 44. IFK hin und berichtet den aktuellen Stand.

RP, NW und BB hinterfragen den grundsätzlichen Sinn der Änderung allgemein. Eine Geschäftsordnung solle möglichst offen, flexibel und prägnant bleiben, zumal die Gremienarbeit funktioniere.

SN verweist darauf, dass Ausgangspunkt der Evaluierung die Frage war, ob das Einstimmigkeitsprinzip geändert werden soll. Es sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, Beschlüsse leichter zu fassen.

Bund unterbreitet Verfahrensvorschlag: Ausführliche Diskussion über Einstimmigkeitsprinzip und bei den sonstigen Änderungsvorschlägen wird vorab ein kurzes Meinungsbild eingeholt, ob jeweils überhaupt Änderungsbedarf gesehen wird.

1. Änderungsvorschlag – Einstimmigkeitsprinzip

Bund stellt die Optionen zum Einstimmigkeitsprinzip vor.

ST spricht sich gegen eine Änderung des Einstimmigkeitsprinzips aus und begründet die eingebrachte Option (keine Änderung). Das Einstimmigkeitsprinzip berücksichtige die unterschiedlichen gesetzlichen Gegebenheiten in Bund und Ländern und verhindere einen Verstoß gegen Landesrecht. Zudem gewährleiste es Einheit in der Vielfalt und schlagkräftige Forderungen.

Bund begründet die eingebrachte Option (abgestuftes Einstimmigkeitsprinzip/Mehrheitsprinzip). Dieses System würde einzelne Stimmen schützen, jedoch auch eine Funktionsfähigkeit sichern. Soweit ein Beschluss gegen Landesrecht verstößt, ist dieses individuell betroffen und werde durch Regelungen geschützt. Bei Fragen der unterschiedlichen Interpretation identischen Rechts sollte ein Mehrheitsbeschluss genügen. Die Unabhängigkeit der Aufsichtsbehörden wird hierdurch nicht berührt. Eine Institution, die abhängig ist von einzelnen Mitgliedern, sei eine gelähmte.

HB begründet die eingebrachte Option (Modifiziertes Quorum). Es müsse beachtet werden, dass die Geschäftsordnung Stellschrauben für Blockadehaltungen enthalten könne.

NW spricht sich für die Beibehaltung des Einstimmigkeitsprinzips aus. Die IFK sei – anders als die DSK – nicht auf dem Weg zu einer Institutionalisierung und habe auch keine Pflicht zur einheitlichen Rechtsanwendung, wie sie für die DSGVO erwartet wird. Alternative Lösung für eine Blockadehaltung wäre eine eigenständige Veröffentlichung von Standpunkten der Aufsichtsbehörden im eigenen Namen, die sich einig sind.

SN weist darauf hin, dass aktuell eine Änderung noch möglich ist und spricht sich für eine qualifizierte Mehrheit aus. Abweichende Meinungen und individuelle Betroffenheiten können dargestellt werden, vergleichbar der DSK-GO.

HB spricht sich dafür aus, dass es möglich sein sollte, jedenfalls die Geschäftsordnung mit Quorum zu ändern.

HE spricht sich für eine qualifizierte Mehrheit aus, weil dann in Konfliktfällen Handlungsfähigkeit gewährleistet ist. Der gute Wille zur Einstimmigkeit bleibe unbenommen. Die Sprechfähigkeit der IFK könne durch Mehrheitsbeschlüsse, ggf. mit qualifizierter Mehrheit, gesteigert werden.

HH verweist auf den nicht zwingenden Charakter der Entschließungen und hält eine Mehrheit für zielführender.

RP sieht rückblickend keinen Änderungsbedarf. Es stellt sich jedoch die Frage, ob die IFK für etwaige Konfliktfälle in der Zukunft gerüstet ist.

BB betont ebenfalls den Bedarf für die Funktionsfähigkeit des Gremiums. Jedoch besteht ein unterschiedlicher gesetzlicher Rahmen in den Ländern. Wichtiger sei es, die Abänderung des Einstimmigkeitsprinzips abzuändern und in einem Stufenmodell zu verfahren.

SN weist auf einen demokratischen Ansatz hin und regt erneut an, jedenfalls eine 2/3-Mehrheit für die Abänderung der Einstimmigkeit einzuführen.

BE betont, das Mehrheitsprinzip würde die Sichtbarkeit der IFK erhöhen. Das Argument unterschiedlichen Landesrechts steht ebenfalls nicht entgegen, da in den Entschließungen politische Forderungen formuliert werden.

SH verweist auf Erfahrungen als Vorsitzland im letzten Jahr. Der Output wäre sicherlich umfangreicher gewesen mit dem Mehrheitsprinzip. Jedoch waren die Einwände in der kritischen Diskussion immer nachvollziehbar und einstimmige Forderungen seien schlagkräftiger. Einstimmigkeit hat Mehrwert und es besteht keine Verpflichtung sich zu positionieren.

HE verweist darauf, dass Einstimmigkeit Minderheitenschutz gewährleiste. Die Einstimmigkeit soll angestrebt werden, muss aber nicht zwingend sein.

NW verweist auch auf den Minderheitenschutz.

Bund holt Meinungsbild ein, ob grundsätzlich das Einstimmigkeitsprinzip abgeändert werden sollte:

9 sind für die Abschaffung, 5 für die Beibehaltung des Einstimmigkeitsprinzips.

Bund holt Meinungsbild ein: Gibt es Gegenstimmen, das Quorum für eine Änderung des Einstimmigkeitsprinzips zu ändern?

2 Gegenstimmen

2. Änderungsvorschlag – Aufnahme neuer Formen der Zusammenarbeit

Bund holt Meinungsbild ein: 11 Teilnehmende sind gegen eine Änderung => keine weitere Beratung

3. Änderungsvorschlag – AKIF jour fixe

Bund holt Meinungsbild ein: 10 Teilnehmende sind gegen eine Änderung => keine weitere Beratung

4. Änderungsvorschlag – Anpassung der Regelung für Umlaufverfahren

SN begründet Option 1a.

SH begründet Option 1b.

ST begründet Option 2.

Bund holt Meinungsbild ein: 4 Stimmen sind gegen eine Änderung, 10 sind für eine Änderung der GO in diesem Punkt.

Grundlage der Diskussion ist Option 1a. HE, SH und Bund schlagen vor, dass mindestens zwei Mitglieder den Antrag stellen müssen.

Textvorschlag:

„Zwischen den Sitzungen der IFK können gemeinsame Positionen nach B.IV. ausnahmsweise im Umlaufverfahren herbeigeführt werden.

Das Verfahren wird durch den Vorsitz der IFK eingeleitet, wenn mindestens zwei Mitglieder der IFK dies beantragen und einen entsprechenden Beschlussvorschlag vorlegen.“

Der Textvorschlag wird einstimmig angenommen.

5. Änderungsvorschlag – Übernahme der Regelung zum Umlaufverfahren für den AKIF

Meinungsbild: 10 Stimmen gegen eine Änderung => keine weitere Beratung

6. Änderungsvorschlag – größerer Zeitabstand zwischen AKIF und IFK

Meinungsbild: Einstimmigkeit gegen eine Änderung => keine weitere Beratung

7. Änderungsvorschlag – Fristen für den Versand des Entwurfs der Tagesordnung und der dazugehörigen Sitzungsunterlagen

Meinungsbild: Einstimmigkeit gegen eine Änderung => keine weitere Beratung

8. Änderungsvorschlag – Fristen für die Erstellung des Protokolls und die Geltendmachung von Einwendungen

Meinungsbild: 12 Stimmen gegen eine Änderung, für eine Änderung 2 Stimmen => keine weitere Beratung

9. Änderungsvorschlag – Entscheidung über die Dringlichkeit eines nicht fristgerecht angemeldeten Tagesordnungspunkts

SN begründet Option 1, HE stimmt zu.

Meinungsbild: für eine Änderung sind 14 Stimmen

ST regt an, auch die Dringlichkeit als Voraussetzung zu streichen.

Meinungsbild: 2 Stimmen für eine Beibehaltung von „Dringlichkeit“, 12 Stimmen für Streichung.

Textvorschlag:

„Die Entscheidung über die Aufnahme von nicht fristgerecht angemeldeten Tagesordnungspunkten trifft die IFK mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder.“

Der Textvorschlag wird einstimmig angenommen.

10. Änderungsvorschlag – Übernahme der Regelungen in Ziffer B.II., 2. Abs GO IFK für den AKIF

Meinungsbild: 9 sind gegen eine Änderung, 5 sind für eine Änderung => keine weitere Beratung.

11. Änderungsvorschlag – Art der Protokollierung

SN begründet Option 1a. (Ergebnisprotokoll sowohl im AKIF als auch in der IFK)

SH begründet Option 1b. (Reduzierung der Protokolle nur auf Arbeitsebene)

Meinungsbild: 3 Stimmen gegen eine Änderung, 10 Stimmen für eine Anpassung

Meinungsbild: 8 sind für Option 1a, 5 sind für Option 1b als Abstimmungsgrundlage

Textvorschlag:

„Dabei handelt es sich grundsätzlich um ein Ergebnisprotokoll. Auf Antrag eines Mitglieds kann das Gremium davon abweichend bei einzelnen Tagesordnungspunkten festlegen, dass auch der Diskussionsverlauf protokolliert wird (Verlaufsprotokoll).“

Abstimmung über Textvorschlag: 13 Stimmen sind dafür.

12. Änderungsvorschlag – Umfang der Protokollierung (Anlagen zum Protokoll)

Meinungsbild: 8 Stimmen gegen eine Änderung, 6 Stimmen für eine Änderung => keine weitere Beratung.

13. Änderungsvorschlag – Vertretung in der IFK

SN begründet Option 1.

Bund begründet Option 2.

Meinungsbild: 9 Stimmen gegen eine Änderung, 3 Stimmen für eine Änderung => keine weitere Beratung

14. Änderungsvorschlag – Öffentlichkeitsarbeit der IFK

Meinungsbild: 10 Stimmen gegen eine Anpassung, 4 Stimmen für eine Anpassung => keine weitere Bearbeitung

15. Änderungsvorschlag – Website der IFK

NW merkt an, dass es hier um finanzielle Aspekte geht, die in dieser materiellen Tiefe nicht in der GO geregelt werden können. BE sieht keinen Regelungsbedarf bezüglich der Webseite. SN spricht sich für Option 1b aus. HE weist darauf hin, was in einer GO geregelt werden muss und ist gegen eine Regelung in der Geschäftsordnung.

Meinungsbild: 9 Stimmen gegen eine Anpassung der GO => keine weitere Bearbeitung

16. Änderungsvorschlag - Aufnahme einer Evaluierungsklausel in die GO IFK

Meinungsbild: 13 Stimmen gegen eine Anpassung => keine weitere Bearbeitung

17. Änderungsvorschlag – Klarstellung der Regelung in Ziff. D.I. Satz 2 GO IFK

Einstimmigkeitsprinzip betroffen => Keine weitere Bearbeitung

18. Änderungsvorschlag – Aufnahme der Begrifflichkeiten „Transparenzbeauftragte/r“ und „Transparenzgesetz“

Bund begründet Option 1a und spricht sich für Einbeziehung des Begriffs „Transparenz“ auch als Signal aus.

NW spricht sich für Beibehaltung der bisherigen Begrifflichkeiten aus und verweist auf die „Marke“ IFK.

Diskussion.

Meinungsbild: für eine Anpassung der GO sind 14 Stimmen.

Meinungsbild: keine Änderung der Bezeichnung/Abkürzungen, aber Änderungsbedarf in A I (Zweck der IFK), A. II. und C I.

Diskussion

Die IFK ist sich einig, dass dieser Änderungsvorschlag vom AKIF überarbeitet werden soll.

19. Änderungsvorschlag – Durchgehende Verwendung geschlechtergerechter Sprache

Abstimmung: 14 Stimmen für Option 1

Der Tagesordnungspunkt wird beendet.

TOP 8:

Abstimmung über eine zentrale IFK Homepage und ein Corporate Design für die IFK Bund führt ein und erläutert, dass für die Homepage der DSK ein Relaunch geplant ist. Präsenztreffen der Pressestellen hat die Frage aufgeworfen, ob dies auch für die IFK umgesetzt werden soll. Bund spricht sich dafür aus, sich diesem Prozess anzuschließen. Finanzierung kann über angepassten Königsteiner Schlüssel erfolgen. Bund regt Diskussion zu dieser Frage an.

SH begrüßt den Anstoß. ST befürwortet die Einrichtung einer eigenen Webseite, Kosten dürften vor allem für die Entwicklung eines Logos der IFK entstehen. RP stimmt dem zu und regt eine Absichtserklärung an.

Auftrag an den AKIF:

„Die IFK beschließt, dass der AKIF Kontakt mit der Arbeitsgruppe „Relaunch Website“ der Pressesprechenden der DSK-Mitglieder aufnimmt, um die Bedingungen für eine eigenständige Website der IFK zu klären. Der AKIF legt der IFK einen Beschlussvorschlag vor.“

Der Beschluss wird einstimmig (keine Enthaltung, keine Gegenstimme) gefasst.

TOP 9:

Auswertung der Evaluierung der Landespressegesetze

Bund berichtet den Stand. Der Auftrag wurde erfüllt.

Die IFK nimmt den Bericht des AKIF zur Kenntnis und sieht keine weitere Notwendigkeit für eine weitere Entschließung.

TOP 10: Berichte über aktuelle Entwicklungen aus Bund und Ländern

BB berichtet von Symposium in Potsdam zu open data. Es war eine erfolgreiche Veranstaltung mit verschiedensten Vorträgen zum Thema.

TH berichtet vom Evaluationsbericht zum Thüringer Transparenzgesetz. Dieser soll zeitnah veröffentlicht werden.

RP wird zum 20. November 2023 einen Transparenzbeirat konstituieren. Klageverfahren von FragdenStaat wegen Identitätsoffenlegung läuft noch.

ST berichtet, dass das Bildungsministerium die Abituraufgaben des letzten Jahres veröffentlichen wird.

BE berichtet von Transparenzgesetzentwurf der Opposition, der nicht angenommen wurde. Wurde an Einführung der E-Akte geknüpft.

BW Transparenzgesetz weiterhin Thema, jedoch keine signifikanten Ergebnisse. Bericht von IFG Days in Mannheim. Die 5. IFG Days werden in Stuttgart stattfinden. KI-Woche wurde ebenfalls als Format etabliert.

SH berichtet, dass es eine Evaluierung des IZG SH geben wird. Außerdem berichtet SH von rechtlichen Problemen bei 100%-igen Tochterunternehmen von Kommunen, die vom IZG-SH nur in wenigen Fällen erfasst sind.

TOP 11: Sonstiges

Keine Themen